Receptionist

Job Title: TECS Recepcionist

Responsable a: Coordinador del Centro

Responsable por: Recepcion del Centro, funcionamiento diaria, atencion de los clients e alumnos y administracion del centro.

 

OBJETIVOS DEL PUESTO:

Asegurar el éxito de los programas de TECS:

  • Dando prioridad a las necesidades e intereses de nuestros alumnos.
  • Proyectando en todo momento la imagen de la compañía por medio de profesionalidad y atención personalizada.
  • Siendo un miembro activo del equipo de trabajo TECS y buscando los intereses de la empresa y sus clientes.
  • Proporcionando apoyo, logística, organización y un clima de convivencia colaborando en tener un equipo contento y motivado.
  • Asegurando que el puesto de recepcionista sea ameno y gratificante.

Requisitos deseados

  • Nivel alto de inglés (preferible un B2 o mas)
  • Experiencia en el puesto, incluyendo atención al público telefónica y personalmente
  • Experiencia en el trato con niños
  • Experiencia y Conocimientos administrativos
  • Buena Presencia
  • Nivel de conocimiento de escribe a maquina
  • Alto nivel de uso o experiencia en el uso a Base de Datos, Outlook, Excel, Word etc

Las funciones y  responsabilidades en recepción serán:

  • Relaciones Públicas para los Programas de Idiomas TECS
  • Atender posibles alumnos/clientes (información sobre clases y otros programas de la empresa).
  • Atender nuevos alumnos (Pruebas de nivel, Hojas de inscripción, insertar en actividades, presentar al profesor…)
  • Atender alumnos (Peticiones, Quejas, Intereses, Cobros…)
  • Con ayudar al Centre Manager resolver, atender y asistir a los alumnos y/o familias con incidencias pedagógicas.
  • Atender peticiones de profesores (Necesidades, Organización…)
    • Completado las hojas de asistencia correctamente
    • Entregar materiales (stationery, libros, impresora, tóner etc) necesarios y hacer pedidos de materiales al oficina central
    • Pedir información para tutorías con los alumnos/ padres
    • Coordinar incidencias de los instalaciones (Internet/ aulas/ cuartos de baños etc.)
  • Organizar reuniones/ tutorías con los alumnos/ padres para seguimiento del progreso de los alumnos.
  • Comunicación durante el curso con los alumnos
    • Emails masivos
    • Circulares de información y eventos
    • Llamadas necesarias
  • Organización y coordinación de eventos: ‘noche de padres’, ‘fiestas de halloween’ etc
    • Organizacion del evento
      • Con coordinacion del Centre Manager
      • Uso de los instalaciones y coordinación con el Colegio para su correcto uso
      • Difusión y Comunicación del evento entre las familias del Colegio
      • Materiales y preparación necesario para el evento
    • Coordination con los profesores
    • Estar en el evento apoyando y ayudando en buen funcionamiento del evento
  • Exámenes Oficiales
    • Asistir el en coordinación y organización de los exámenes en el centro (sábados, lunes a viernes por las mañanas principalmente)
    • Vigilar y estar presente durante el transcurso de los exámenes oficiales
    • Realizar las funciones de inspector de los exámenes de Trinity en diferentes locales durante el curso según sea requerido
    • Promocionar, inscribir, registrar, informar a los alumnos internos y externos en los exámenes de Cambridge y Trinity
  • Relaciones y coordinación con el personal y dirección del colegio.
    • Uso de los instalaciones (llaves…..)
    • Mantenimiento / Limpieza
    • Apertura y Cierre de la recepción y de la sala de profesores
  • Atender al teléfono. “TECS Language Programs, how can I help you?” Según los horarios necesarios en función del temporada tanto en época de academia como en campaña de los diferentes departamentos.
  • Mantener programa TECS actualizado
    • Creación y seguimiento de las actividades de la clases ING/IND/EMP
    • Altas y bajas alumnos
    • Cambios alumnos y personal (incluidos horarios de actividades);
    • Listados de Clases mensuales;
    • Control e informes de horas profesores mensualmente;
    • Control de Impagos.
  • Comunicaciones por Outlook
  • Mantener un orden y organización en la recepción:
    • Información, Pruebas de nivel; Informes de Progreso, diversos documentos…
  • Fotocopias: abastecimiento, organización y control
  • Asistir reuniones semanales con el Centre Manager, mensuales/ trimestrales en Head Office.
  • Asistir reuniones de desarrollo en información de la empresa y los distintos departamentos y programas. Y desarrollo profesional del puesto.
  • Proporcionar el apoyo necesario al Centre Manager por ejemplo comunicación con profesores y alumnos, imprimir informes mensuales, modificar horarios de clases, llamadas de seguimiento etc.

Horario

El horario variará según la época del año debido a que hay algunos momentos del año que son más intensos y requieren más entrega por parte de todo el equipo TECS como son los comienzos de las clases del Centro de Idiomas (Sept-Oct.) y los comienzos de los Programas de verano (Enero-Junio).  Así que el horario es la siguiente para el curso 2016-17 pero está abierto a modificaciones según necesidades de los departamentos de TECS.  El puesto es de 12 meses:

  1. Septiembre – Octubre compaña y empezado a la academia
    1. 10:00-14:00 y 16:00 a 20:00
  2. Octubre a Junio Academia
    1. 13:30-22:00 Lunes a Jueves (lunch 15-16)
    2. 14:00-21:00 Viernes (lunch 15-16)
    3. 10:00-14:00 Sábados alternos
  3. Julio – Agosto  Programas de verano

Este puesto es para empezar el 1 de septiembre 2016

Salario (HO Receptionist Enseñanza No reglada)

Salario en brutos según convenio en enseñanza no reglada para una recepcionista.  Horario está basado en 40 horas semanales.

Semana de entrenamiento:

Hacemos entrenamiento durante los primeros días de septiembre, pero es posible extensión a algunos días en agosto de cara a la preparación de abrir el centro

Comienzo de contrato:

Día 1 de septiembre 2016

 

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