Receptionist

Job Title: TECS Recepcionist

Responsable a: Coordinador del Centro

Responsable por: Recepcion del Centro, funcionamiento diaria, atencion de los clients e alumnos y administracion del centro.

OBJETIVOS DEL PUESTO:

Asegurar el éxito de los programas de TECS:

Dando prioridad a las necesidades e intereses de nuestros alumnos.
Proyectando en todo momento la imagen de la compañía por medio de profesionalidad y atención personalizada.
Siendo un miembro activo del equipo de trabajo TECS y buscando los intereses de la empresa y sus clientes.
Proporcionando apoyo, logística, organización y un clima de convivencia colaborando en tener un equipo contento y motivado.
Asegurando que el puesto de recepcionista sea ameno y gratificante.

Requisitos deseados

Nivel alto de inglés (preferible un B2 o mas)
Experiencia en el puesto, incluyendo atención al público telefónica y personalmente
Experiencia en el trato con niños
Experiencia y Conocimientos administrativos
Buena Presencia
Nivel de conocimiento de escribe a maquina
Alto nivel de uso o experiencia en el uso a Base de Datos, Outlook, Excel, Word etc

Las funciones y responsabilidades en recepción serán:

Relaciones Públicas para los Programas de Idiomas TECS
Atender posibles alumnos/clientes (información sobre clases y otros programas de la empresa).
Atender nuevos alumnos (Pruebas de nivel, Hojas de inscripción, insertar en actividades, presentar al profesor…)
Atender alumnos (Peticiones, Quejas, Intereses, Cobros…)
Con ayudar al Centre Manager resolver, atender y asistir a los alumnos y/o familias con incidencias pedagógicas.
Atender peticiones de profesores (Necesidades, Organización…)
- Completado las hojas de asistencia correctamente
- Entregar materiales (stationery, libros, impresora, tóner etc) necesarios y hacer pedidos de materiales al oficina central
- Pedir información para tutorías con los alumnos/ padres
- Coordinar incidencias de los instalaciones (Internet/ aulas/ cuartos de baños etc.)
Organizar reuniones/ tutorías con los alumnos/ padres para seguimiento del progreso de los alumnos.
Comunicación durante el curso con los alumnos
- Emails masivos
- Circulares de información y eventos
- Llamadas necesarias
Organización y coordinación de eventos: ‘noche de padres’, ‘fiestas de halloween’ etc
- Organizacion del evento
  - Con coordinacion del Centre Manager
  - Uso de los instalaciones y coordinación con el Colegio para su correcto uso
  - Difusión y Comunicación del evento entre las familias del Colegio
  - Materiales y preparación necesario para el evento
- Coordination con los profesores
- Estar en el evento apoyando y ayudando en buen funcionamiento del evento
Exámenes Oficiales
- Asistir el en coordinación y organización de los exámenes en el centro (sábados, lunes a viernes por las mañanas principalmente)
- Vigilar y estar presente durante el transcurso de los exámenes oficiales
- Realizar las funciones de inspector de los exámenes de Trinity en diferentes locales durante el curso según sea requerido
- Promocionar, inscribir, registrar, informar a los alumnos internos y externos en los exámenes de Cambridge y Trinity
Relaciones y coordinación con el personal y dirección del colegio.
- Uso de los instalaciones (llaves…..)
- Mantenimiento / Limpieza
- Apertura y Cierre de la recepción y de la sala de profesores
Atender al teléfono. “TECS Language Programs, how can I help you?” Según los horarios necesarios en función del temporada tanto en época de academia como en campaña de los diferentes departamentos.
Mantener programa TECS actualizado
- Creación y seguimiento de las actividades de la clases ING/IND/EMP
- Altas y bajas alumnos
- Cambios alumnos y personal (incluidos horarios de actividades);
- Listados de Clases mensuales;
- Control e informes de horas profesores mensualmente;
- Control de Impagos.
Comunicaciones por Outlook
Mantener un orden y organización en la recepción:
- Información, Pruebas de nivel; Informes de Progreso, diversos documentos…
Fotocopias: abastecimiento, organización y control
Asistir reuniones semanales con el Centre Manager, mensuales/ trimestrales en Head Office.
Asistir reuniones de desarrollo en información de la empresa y los distintos departamentos y programas. Y desarrollo profesional del puesto.
Proporcionar el apoyo necesario al Centre Manager por ejemplo comunicación con profesores y alumnos, imprimir informes mensuales, modificar horarios de clases, llamadas de seguimiento etc.

Horario

El horario variará según la época del año debido a que hay algunos momentos del año que son más intensos y requieren más entrega por parte de todo el equipo TECS como son los comienzos de las clases del Centro de Idiomas (Sept-Oct.) y los comienzos de los Programas de verano (Enero-Junio). Así que el horario es la siguiente para el curso 2016-17 pero está abierto a modificaciones según necesidades de los departamentos de TECS. El puesto es de 12 meses:

Septiembre – Octubre compaña y empezado a la academia
1. 10:00-14:00 y 16:00 a 20:00
Octubre a Junio Academia
1. 13:30-22:00 Lunes a Jueves (lunch 15-16)
2. 14:00-21:00 Viernes (lunch 15-16)
3. 10:00-14:00 Sábados alternos
Julio – Agosto Programas de verano

Este puesto es para empezar el 1 de septiembre 2016

Salario (HO Receptionist Enseñanza No reglada)

Salario en brutos según convenio en enseñanza no reglada para una recepcionista. Horario está basado en 40 horas semanales.

Semana de entrenamiento:

Hacemos entrenamiento durante los primeros días de septiembre, pero es posible extensión a algunos días en agosto de cara a la preparación de abrir el centro